En tant que client – ancien client – prospect – fournisseur – (ex-)employé, nous conservons vos données et éventuellement votre dossier dans notre système.

Quelles données personnelles et d’entreprise sont enregistrées ?

• Nom, prénom – adresse – adresse e-mail – GSM – téléphone

• Entreprise – siège social – coordonnées bancaires de l’entreprise – nom, prénom du représentant légal – téléphone – fax – adresse e-mail – données de facturation (numéro de TVA)

• Correspondance e-mail

• Commandes – factures

• Plans

• Photos

Lors de toutes les interactions où des informations sont échangées (consultations par téléphone, e-mail, au bureau, visites chez les clients, …), nous collectons uniquement les données personnelles nécessaires à l’exécution du contrat.

VIVOX NV, dont le siège social est situé à Harelbeke, Gentsesteenweg 121, 8530 Harelbeke, inscrite à la BCE sous le numéro 0437.715.765, est responsable du traitement de vos données personnelles.

La personne suivante a été désignée au sein de notre entreprise afin de garantir cette protection des données :

Depoortere Kristien

T +32 (0)56 71 17 11

boekhouding@vivox.be

Protection des données

Nous mettons tout en œuvre pour protéger vos données personnelles et votre vie privée, que ce soit dans nos bureaux, sur notre réseau ou lors de déplacements. Nos collaborateurs sont formés à manipuler avec soin les données confidentielles. Des mesures supplémentaires sont prises pour les données particulièrement sensibles.

• Protection par des mots de passe robustes, utilisés uniquement dans une ou quelques applications spécifiques

• Site web sécurisé via HTTPS

• Pare-feu performants et mis à jour, tant dans nos bureaux que chez nos hébergeurs

• Serveurs sécurisés et mis à jour, tant dans nos bureaux que chez nos hébergeurs

• Logiciels de détection d’intrusion sur les pare-feu

• Accès limité aux données personnelles à un nombre restreint d’employés, uniquement ceux qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches

• Matériel récent avec firmware mis à jour

• Bureaux physiquement sécurisés avec système d’alarme

• Aucun accès de tiers sans présence de la direction

À quoi servent vos données ?

Vos données ne sont à aucun moment utilisées à des fins externes. Elles restent exclusivement au sein de VIVOX NV.

Elles sont conservées durant la période légale en conformité avec le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable depuis le 25 mai 2018.

Ces bases de données sont utilisées uniquement dans le cadre de nos activités professionnelles, par exemple :

• adresser des communications à nos clients concernant un contrôle périodique ou l’entretien de leur brûleur et/ou installation de chauffage

• informer nos clients des (nécessaires) adaptations à apporter aux matériaux ou installations

• informer nos clients de nouveaux produits

Si vous le souhaitez, nous pouvons modifier ou supprimer vos données de notre base de données afin que vous ne receviez plus ces informations.

Merci de nous en informer via : boekhouding@vivox.be.

Vous devez toutefois être conscient que nous ne disposerons alors plus d’informations concernant vous et votre installation. En conséquence :

• nous ne pourrons plus vous conseiller sur la revente, l’estimation de valeur ou d’autres questions similaires

• nous ne vous proposerons plus d’entretien, ce qui pourrait nuire à la durée de vie et à la consommation énergétique de vos installations

• nous ne pourrons plus vous avertir en cas de défauts de production (par ex. rappels de produits), ce qui pourrait transférer la responsabilité au client.

Vivox NV peut collecter des données anonymes ou agrégées de nature non personnelle, telles que le type de navigateur ou l’adresse IP, le système d’exploitation que vous utilisez, ou le nom de domaine du site web par lequel vous êtes arrivé sur https://www.vivox.be ou que vous avez quitté. Cela nous permet d’optimiser en permanence Vivox NV pour nos utilisateurs.

Sans réaction de votre part, nous considérons que vous acceptez que vos données soient conservées dans notre base de données.

Nous espérons vous avoir suffisamment informé et restons à votre disposition.

Avec nos salutations distinguées,

Vivox NV

Gentsesteenweg 121

8530 Harelbeke – Belgique

Tél. +32 (0)56 71 17 11

Fax +32 (0)56 71 07 26

E-mail : rendezvous@vivox.fr

Site web : vivox.fr